Kancelář architekta města Brna, příspěvková organizace (dále jen KAM), se sídlem Zelný trh 331/13, 602 00 Brno, která byla zřízena statutárním městem Brnem, Zřizovací listinou ke dni 1. února 2016, na základě rozhodnutí Zastupitelstva města Brna na zasedání Z7/14 dne 18. prosince 2015, prohlašuje, že chrání osobní údaje uživatelů, a to ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. A) Nařízení Evropského parlamentu a Rady 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů (dále jen „nařízení), a to v rozsahu osobních údajů nezbytných pro splnění práv a povinností vyplývajících z níže uvedených důvodů.

Jako správce vašich osobních údajů, je budeme zpracovávat dle níže uvedených podmínek.

1. Jaké osobní údaje zpracováváme?

Zpracováváme pouze osobní údaje, které nám poskytujete v souvislosti s následujícími situacemi:

Newsletter

Přihlášením k odebírání newsletteru na webové stránce kambrno.cz a kambrno.com nám poskytujete tyto osobní údaje:

• e-mailovou adresu.

Webové stránky, Facebook a další sociální sítě

Jako návštěvník, fanoušek a sledovatel naší facebookové stránky a dalších sociálních sítí (Instagram, Youtube a další) nám poskytujete tyto osobní údaje:

• IP adresu,
• soubory cookies,
• případně jiné online identifikátory.

Při návštěvě, nebo opuštění našich webových stránek, Facebooku nebo jiné sociální sítě (vč. našich zásuvných modulů, souborů cookies nebo podobných technologií na jiných webových stránkách), získáváme adresu URL jak webové stránky, ze které jste přišli, tak webové stránky, na kterou jste přešli. Rovněž získáváme informace o vaší IP adrese, proxy serveru, operačním systému, webovém prohlížeči a zásuvných modulech, identifikátoru a funkcích zařízení, o vašem poskytovateli internetu nebo mobilních službách. Pokud navštívíte naše webové stránky, Facebook či jiné sociální sítě na mobilním zařízení, toto zařízení nám bude odesílat údaje o vaší lokalitě v závislosti na nastavení vašeho telefonu.

Akce KAM

Shromažďujeme vaše osobní údaje při přihlášení na akce pořádané KAM přes kambrno.cz a kambrno.com, sociální síť Facebook nebo prostřednictvím služby Formuláře Google. Dále také zápisem do prezenční listiny při vaší osobní účasti na akcích.

Vaše osobní údaje zpracováváme v nezbytném rozsahu, v jakém jste nám je poskytli v souvislosti s vaší účastí na akci, na kterou jste se registrovali, konkrétně:

• vaše jméno a příjmení,
• e-mailová adresa,
• telefon – pouze pokud budete chtít,
• místo bydliště – název městské části v Brně nebo města,
• fotografie vaší osoby bez další identifikace.

Upozorňujeme, že na našich akcích pořizujeme fotografické a audiovizuální záznamy, které slouží pro další propagaci našich akcí a ukázku naší aktivity. Pokud se dané akce zúčastníte, berete na vědomí, že budou tyto záznamy pořizovány a že je můžeme využít za účelem propagace a informování o akcích a činnosti KAM.

Fotografie a audiovizuální záznamy zveřejňujeme na našich webových stránkách kambrno.cz a kambrno.com, facebookovém profilu a dalších sociálních sítích, dále v propagačních materiálech KAM. Na zveřejněných fotografiích či audiovizuálních záznamech osoby nikterak neoznačujeme jménem ani jiným identifikátorem. Fotografie si můžete stáhnout a využít pro vaši osobní potřebu, nikoliv pro komerční užití.

Zájemci o zaměstnání

Pokud nám zašlete svůj životopis do výběrového řízení nebo nám životopis zašlete ze své vlastní iniciativy, uchováme si jej pouze po nezbytně nutnou dobu, tedy do ukončení daného výběrového řízení, která nepřekročí tři měsíce.

Vaše osobní údaje budeme zpracovávat za účelem výběru vhodného zaměstnance a sjednání pracovní smlouvy na danou pozici, a to pouze v rozsahu nezbytném pro provedení opatření zahrnujících vzájemná jednání a vyhodnocení ze strany naší organizace před sjednáním pracovní smlouvy. Mezi tyto zpracovávané osobní údaje patří:

• vaše jméno a příjmení,
• datum narození,
• bydliště,
• e-mailová adresa a telefonní číslo,
• údaje o vzdělání,
• údaje o pracovních zkušenostech,
• další údaje, které uvedete v životopise; v případě, že v životopise uvedete další osobní údaje, jedná se o vaše svobodné rozhodnutí nám tyto údaje poskytnout a pro účely výběrového řízení tedy budeme zpracovávat i tyto vámi poskytnuté osobní údaje.

V žádném z případů nevyužíváme automatizované rozhodování o výběru uchazečů včetně profilování založeného na tomto automatizovaném zpracování.

Účastníci soutěží a porotci

V případě, že se přihlásíte do architektonické / urbanistické soutěže organizované KAM, budeme zpracovávat následující osobní údaje:

• vaše jméno a příjmení,
• IČO u OSVČ,
• číslo účtu,
• bydliště,
• e-mailovou adresu a telefonní číslo.

Porotci a přizvaní odborníci, kteří jsou osloveni k účasti v porotě dané soutěže poskytuji KAM:

• fotografii pro potřeby zveřejnění v soutěžních podmínkách,
• e-mailovou adresu a telefonní číslo,
• IČO u OSVČ,
• číslo účtu,
• bydliště,
• profesní medailonek.

2.  Proč vaše osobní údaje zpracováváme a jaký je právní základ pro jejich zpracování?

Vaše osobní údaje zpracováváme za účelem:

• zasílání newsletteru a informování o aktivitách a činnosti KAM, dále za účelem propagace a zlepšování našich služeb; právním základem je oprávněný zájem na základě zřizovací listiny KAM, článek II, bod 2., písmeno h. (zajišťovat prezentaci, propagaci a komunikaci s veřejností v oblasti územního plánování a rozvoje, péče o veřejný prostor a infrastruktury prostorových informací),
• zjišťování, jaké údaje vás na našich webových stránkách zajímají; právním základem je oprávněný zájem na základě zřizovací listiny KAM, článek II, bod 2., písmeno h. (zajišťovat prezentaci, propagaci a komunikaci s veřejností v oblasti územního plánování a rozvoje, péče o veřejný prostor a infrastruktury prostorových informací),
• zasílání pozvánek na akce pořádané KAM; právním základem je oprávněný zájem na propagaci uvedených akcí,
• za účelem výběrových řízení a náboru nových zaměstnanců; právním základem je oprávněný zájem na obsazení volných pracovních pozic,
• dokumentace jednotlivých akcí v případě fotografií a videozáznamů; právním základem je oprávněný zájem na propagaci našich služeb,
• za účelem organizování soutěží; právním základem je oprávněný zájem na základě zřizovací listiny, KAM, článek II, bod d. (zajišťovat organizaci urbanistických a architektonických soutěží).

3. Jak dlouho vaše osobní údaje zpracováváme?

Vaše údaje budeme zpracovávat po dobu nejvýše nutnou pro vaši účast na dané akci. V případě zasílání newsletteru, od udělení vašeho souhlasu až do doby, než bude váš souhlas se zpracováním osobních údajů z vaší strany odvolán. Dále některé osobní údaje uchováváme po dobu nezbytnou k plnění archivačních povinností podle platných právních předpisů, jako jsou například zákon o účetnictví, zákon o archivnictví a evidenci nebo zákon o dani z přidané hodnoty, tato doba obvykle činí maximálně 10 let. Vámi zaslané životopisy do našeho výběrového řízení nebo životopisy zaslané z Vaší iniciativy, uchováme pouze po nezbytně nutnou dobu, tedy do ukončení daného výběrového řízení, která nepřekročí 3 měsíce.

Vaše osobní údaje tedy uchováváme po dobu nezbytně nutnou k poskytování služeb a dokončení požadovaných transakcí nebo k dalším nezbytným účelům, jako je dodržování našich právních závazků či řešení sporů. Tyto potřeby se pro různé typy údajů v kontextu různých situacích mohou různit, a proto se skutečná doba uchovávání informací může výrazně lišit. Mezi kritéria, na jejichž základě je určena doba uchovávání informací, patří:

• Jak dlouho jsou osobní údaje zapotřebí pro zajištění chodu naší organizace? To zahrnuje aktivity, jako je udržování zabezpečení našich systémů a udržování příslušných obchodních a finančních záznamů. Toto je obecně platné pravidlo, které je ve většině případů základem pro určení doby uchovávání dat.
• Poskytujete nám své údaje s očekáváním, že je budeme uchovávat, dokud je výslovně nebudete chtít vymazat? Pokud ano, budeme je zpracovávat do doby, než nás o výmaz požádáte. Jsou tyto osobní údaje citlivé? Pokud ano, je obecně vhodné používat zkrácené období uchovávání dat.
• Zavedli jsme a oznámili konkrétní dobu uchovávání pro určitý typ dat? Pokud ano, tak ji rozhodně nikdy nepřekročíme.
• Poskytl jste souhlas s prodloužením doby uchovávání informací? Pokud ano, budeme data uchovávat v souladu s vaším souhlasem.
• Vztahují se na nás právní, smluvní nebo podobné závazky uchovávat data? Mezi příklady patří zákony upravující povinné uchovávání dat, vládní nařízení uchovávat data související s vyšetřováním nebo data, která je nutné uchovávat pro účely soudního sporu.

4. Můžeme vaše osobní údaje zpracovávat i bez vašeho souhlasu?

Ano, vaše osobní údaje můžeme zpracovávat i bez vašeho souhlasu, ale pouze za účelem:

• splnění právních povinností, které pro nás vyplývají z obecně závazných právních předpisů či ze smlouvy,
• zpracování, jež je nezbytné pro účely našich oprávněných zájmů (např. zajištění bezpečnosti našich webových stránek),
• pro účely plnění smlouvy.

Možnost a zákonnost takového zpracování vyplývá přímo z platných právních předpisů a váš souhlas k tomuto zpracování není potřeba.

5. Kde budeme vaše údaje zpracovávat?

Vaše osobní údaje zpracováváme v počítačových systémech KAM. V případě rozesílky newsletterů poskytujeme údaje službě MailChimp, jejímž provozovatelem je společnost The Rocket Science Group. V případě registrace na akce KAM poskytujeme údaje službě Formuláře Google společnosti Google LLC. I když se v uvedených případech jedná o předávání osobních údajů do třetích zemí, když obě společnosti mají sídlo mimo EU či EHP, nemusíte se o svoje údaje bát, když obě společnosti jsou na seznamu EU Privacy Shield a z pohledu GDPR dle rozhodnutí EU tedy obě společnosti poskytují vašim osobním údajům dostatečnou ochranu.

6. Jak jsou mé osobní údaje zabezpečeny?

Veškeré osobní údaje, které KAM poskytnete, jsou zabezpečeny standardními postupy a technologiemi. Úplnou bezpečnost ale nelze objektivně zaručit, proto také není možné stoprocentně zajistit, že nedojde k prolomení našich bezpečnostních opatření a že k vašim osobním údajům získá neoprávněný přístup třetí osoba, že budou zkopírovány, zveřejněny nebo zničeny.

Veškerému možnému zneužití vašich osobních údajů se ale snažíme předejít. Pravidelně kontrolujeme, zda náš systém neobsahuje slabá místa nebo zda nebyl vystaven útoku. Používáme taková bezpečností opatření, aby nedošlo k neoprávněnému přístupu k vašim osobním údajům a která s ohledem na aktuální stav technologií poskytují dostatečné zabezpečení. Přijatá bezpečnostní opatření pravidelně aktualizujeme. Pokud by přesto došlo k bezpečnostnímu útoku, který by se dotkl vašich osobních údajů, budeme vás o tom bez zbytečného odkladu informovat.

7. Jak a kdy můžete svůj souhlas se zpracováním osobních údajů odvolat?

Svůj souhlas se zpracováním osobních údajů můžete kdykoliv bezplatně odvolat, a to následujícími způsoby:

• zasláním e-mailu s žádostí na adresu info@kambrno.cz
• zakliknutím odkazu pro odhlášení v závěru našeho newsletteru
• písemně na adrese Zelný trh 331/13, 602 00 Brno.

Odvolání souhlasu nemá vliv na zpracování osobních údajů, které zpracováváme na jiném právním základu, než měl vámi udělený souhlas (tj. zejména je-li zpracování nezbytné pro splnění smlouvy, právní povinnosti, oprávněného zájmu či z jiných důvodů uvedených v platných právních předpisech).

8. Jaká práva máte v souvislosti s ochranou osobních údajů?

Ve vztahu k vašim osobním údajům máte zejména následující práva:

• právo svůj souhlas kdykoli odvolat,
• právo osobní údaje opravit či doplnit,
• v určitých případech právo požadovat omezení zpracování,
• v určitých případech právo vznést námitku proti zpracování a podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů,
• v určitých případech právo požadovat přenesení údajů,
• právo na přístup k osobním údajům,
• v určitých případech právo být informován o porušení zabezpečení osobních údajů,
• v určitých případech právo na výmaz osobních údajů (právo být „zapomenut“),
• další práva stanovená v zákoně o ochraně osobních údajů a v Nařízení Evropského parlamentu a Rady 2016/679.

9. Další příjemci osobních údajů

Vaše osobní data nesdílíme pro komerční účely, ani s reklamními sítěmi třetích stran, s výjimkou:

• hašovaných dat nebo identifikátorů zařízení (v rozsahu, v jakém jsou v některých zemích považovány za osobní údaje);
• případů, kdy máme váš zvláštní souhlas (např. formuláře generující potenciální kontakty).

K vašim osobním údajům mohou získat přístup kromě pověřených zaměstnanců KAM v určitém rozsahu osoby, které pro nás vykonávají podpůrné činnosti:

• správce webu – Tomáš Frank – Propagon,
• právní služby – advokátní kancelář, notářská kancelář a exekuční kancelář, která je registrována v příslušné profesní komoře,
• externí účetní – FTA Consulting.

Vámi zaslané životopisy do našeho výběrového řízení nebo životopisy zaslané z vaší iniciativy nebudeme předávat žádné jiné právnické nebo fyzické osobě.

Můžeme potřebovat sdílet vaše data, pokud se domníváme, že je to vyžadováno zákonem, nebo abychom pomáhali chránit práva a bezpečnost vaši, naši a ostatních.

10. Jak nás můžete kontaktovat?

V případě dotazů k ochraně osobních údajů, požadavku na úpravu údajů či odvolání souhlasu s dalším zpracováním vašich údajů prosím využijte e-mail: info@kambrno.cz nebo nás kontaktujte písemně či osobně na adrese: Zelný trh 331/13, 602 00 Brno.

V této souvislosti vás chceme upozornit, že můžeme požadovat, abyste nám vhodným způsobem prokázali vaši totožnost za účelem ověření vaší identity Jde o preventivní bezpečnostní opatření, abychom zamezili přístupu neoprávněných osob k vašim osobním údajům.